有效的項目管理(三)
作者:admin  來源:本站  發表時間:2016-1-26  點擊:1530

第三章:保持進度


      我們都希望項目按照事先規劃好的進程來進行,但事實總是無法盡如人意,有時候會有點超前,大部分情況是落后。即使最順利的項目,也無法完全按照計劃執行, 但是,如果你放任計劃隨意進行,有一天你猛然發現項目脫軌太遠,無法把方向扭過來,剩下的時間也不夠,那么項目就完蛋了。項目就象一枚瞄準月球的火箭,只 要有一點點不夠精確,到時候就無法命中目標,差之毫厘,失之千里,實在不可不慎重。聰明的項目經理懂得這個道理,他們會經常注意項目的精度,隨時修正方 向,保持項目不偏離計劃進行。本章將介紹一些很有效的策略,幫助項目保持進度。

      1.向前看

      我一直相信,項目之所以脫軌,主要原因在于人們沒有認真思考如何使項目保持進度,順利進行。如果沒有未雨綢繆,只是坐等問題發生,到那時候就太遲了。一個月前沒有花30分鐘思考這個問題,現在就可能要浪費幾小時或幾天的時間去修正。這就是所謂的“被動工作”。

      解決這種被動工作的方法,就是化被動為主動,事先發掘潛在的問題,并設法避免。有很多方法和技巧可以訓練自己“向前看”,但總結起來不過是一句簡單的要 決:定期暫停手邊的工作,然后往前思考,隨時做必要的修正,以避免未來的大障礙。我已經有十年以上的習慣,每天花10到15分鐘思考下列問題,并且列出答 案:有什么事情是我今天能做,而且可以幫助項目在未來幾個月內順利進行的?

      這是一個十分簡單的問題,但是如果項目經理定期用它檢討,思考,必定能想到許多?;は钅坎皇芤醞獯蚧韉拿罘?。

      2.明確定義需求的范圍

      有一個故事:我出差住旅館,有時候會去餐廳吃早餐,偶爾會有客人跑進來,看到大家都在吃早餐,就問服務生:“你們的早餐時間幾點結束呀?”我看到這位餓慌 了的客人急著向后轉,喃喃自語:“我真想吃午餐?!比緩笤詵襠煥吹眉跋蛩饈拖衷諞丫梢緣鬮綺橢?,匆匆離去。這位客人明明想吃午餐,卻問早餐結束 的時間,他該問的是“現在供應午餐嗎?”通過這個故事,我想說的是:人們在開口要求的東西未必是他真正想要的,處理他的要求之前,請務必確定他究竟想要做 什么。

      在項目進行中,經?;嵊齙嬌突Щ蛘吡斕疾閭岢鲆恍┫F婀毆值男棖?。一次,首席設計師驚慌失措的跑來找我,告訴我麻煩來了,客戶對新設計的界面不滿意,要求 按照某個著名網站一摸一樣的設計。如果真的那樣做,需要重新花一個星期才能做出來,可是目前離期限的時間已經很短了。聽了他的陳述后,我必須承認如果真得 那樣做,我們的進度就完蛋了,同時我也很好奇,為什么客戶會有這樣的要求,所以在我答復他們做還是不做之前,請客戶經理去了解一下這個需求的原因。不一會 兒,客戶經理笑嘻嘻地回來了?!八侵皇強粗辛四歉鐾鏡畝呂說?,覺得那樣比較吸引人”,呵呵,我知道他在笑什么了,這樣的動態菜單我們其實早就有 現成的模板了,只要將它替換現有的設計就可以了。而我們的設計師不清楚客戶的喜好而已。

      大部分客戶在提出需求時都不解釋原因,這種情況太普遍了,甚至你的管理層也會發生這種情況。如果你從他們的請求中無法看出他們的目的,你可以反問他們,在還沒有弄清楚究竟想要做什么之前,不要貿然答應,寧可拒絕他們的要求也不要浪費這種時間。

      3.就是說不

      當遇到客戶或上級的無理需求,項目經理往往會忍氣吞聲的同意他們的要求。迫于某些壓力,項目經理們寧可寧事息人,也不愿意為了整個產品或自己的團隊堅持最佳的選擇。

      有時候,對方的請求也可能是非常合理的,你也想同意,但是因為你的日程排滿了,實在愛莫能助,您也只好對他們說“不”。然而,在我的經驗中,很多項目經理 為了避免沖突,仍然會同意這樣的請求,只是不知道該如何如期完成這些過多的工作,只是想到時候再說吧,船到橋頭自然直,事實上事情很少這么容易---船上 若是載了太多的貨,就是船身直了也過不了橋啊。

      這些項目經理不了解,勉強接下自己不可能完成的任務,實在是一長痛代替短痛的做法,到時候無法如期完成,倒霉的是整個團隊因此必須加班工作。所以,最好的 辦法還是老老實實拿您的日程表,與客戶或上級說明自己心有余而力不足的情況,設法安排一個折中的日程或工作內容。想想這要比現在無條件答應請求而最后食言 的結果要好的多。

      我并不是鼓勵您對任何計劃外需求都一口回絕,我只是強調:絕對不要答應別人自己做不到的事情,這樣對雙方都有害無益。說“不” 也許令人不快,但這才是勇敢的面對問題的態度。說完“不”之后,就是設法解決問題的開始;明知道不可行而答應,就是問題發生的開始。

      4.你無法讓每個人都滿意

      身為項目經理,你一定回面臨各種各樣的要求,為了工作的效能,你得學會在適當的時機,適當的說“不”。無論你說得多么委婉,對方都不會喜歡被拒絕,他們可 能會認為你錯了,然而,你必須了解自己無法讓每個人都滿意的事實,你要做的是協調,而不是完成每一件事,那是做不完的。

      當你碰到互相沖突的需求時該怎么辦?有沒有比較有效的辦法?這就是我們在前面強調項目目標的用意了。當然你一定會受到抱怨,不妨耐心向客戶解釋,問題總得交代清楚。

      每個人都不愿意被別人討厭,這是人類的本性。但是身為項目經理,你必須明白這個道理:如果你希望每個人都滿意,最后你會焦頭爛額,什么事都做不成。記?。翰灰頌趾帽鶉碩撕ぷ鶻?,你永遠要根據自己的目標,做適當的決策。

      同樣,對待上級的建議你也應該考慮后再決策,不要盲從。應該以項目目標為最優先的考慮。我不是主張反抗權威,而是強調:上級也是人,一樣可能犯錯,他們的 建議不一定是最好的,如果你想做一名出色的項目經理,你必須非常認真的衡量所有的建議,不論是誰提出的,你都得確定其符合項目目標才能采納。

      如果上級要求你做一件事,而你認為不妥,那你應該在著手進行之前向上級說明你的想法,也許上級回同意你的想法而放棄他的建議,也許,上級會贊許你的想法,但仍請你考慮他的意見,不論結果如何,起碼經過溝通對彼此都有幫助。

      記?。菏悄閽諼钅扛涸?,不要讓任何人的建議阻礙項目的進行,包括上級的建議。

      5.很酷,但并不重要

      產品的開發,不能只是為了有趣,有挑戰性,或者夠個性,夠令人眩目。

      有些時候,產品設計會建議增加一些花哨的或者不應該開發的功能,他們的出發點是好的,渴望做出最好的產品,滿足客戶的需求。只是他們并不那么清楚怎么做才 是對產品最有利的,這種不應該加入產品的功能特色有兩類:一是不符合產品的未來發咱方向,僅僅因為這項功能別人都有;二是客戶的特殊要求。有自己獨特的風 格更重要,在產品中加進了太多的枝枝節節的東西,可能使產品過度膨脹,也花費了團隊太多時間和精力,未必是值得的。

      遇到這種情況的話,你該怎么辦呢?你應該探究這個需求背后的動機。好好想一想,對產品而言,加入這些功能有沒有策略上的價值,能不能真正改善產品?如果僅僅是很酷,沒有其他更具說服力的理由的話,那么請不要在這上面浪費時間。


      第三章小結:到 目前為止,相必你已經很清楚什么樣的工作才是應該全力投入的:與目標一致的策略性工作。但是這還不足以讓您保持進度,你還得盡量撇開不合理需求,克制大家 追求“酷”的欲望,盡量減少對產品沒有改善效果的工作。如果你無法學會說“不”,或者無法了解別人真正的需要是什么,你就會發現自己深陷泥沼,凈做不該做 的事情。想確保項目按計劃進行,其關鍵就在于項目經理完全明白該做什么,并且不讓該做的事受到不當的干擾。

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